Los 9 aspectos legales para hacer un festival de música

Ostentar la figura de promotor de eventos en directo, concretamente de promotor musical, supone la adquisición de una serie de obligaciones y de responsabilidades respecto a distintos agentes que es requisito indispensable conocer y llevar a cabo correctamente. En este sentido, desde Sympathy For The Lawyer hemos realizado una guía de la totalidad de los aspectos legales que un promotor debe gestionar, y, por ende, de todos los agentes que intervienen en la creación de eventos musicales, centrándonos en festivales y conciertos.

¿Quieres organizar o crear un festival y no sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber qué tener en cuenta a la hora de hacer un festival de música? ¿Necesitas aclarar qué hacer para cumplir la normativa de un festival? Respondemos a estas preguntas en esta guía esencial para entender la industria musical de Sympathy for the Lawyer:

El espacio donde se hará el festival: el recinto

Lo primero a tener en cuenta es el alquiler del espacio. Puede darse de distintos modos: a través del alquiler de un espacio privado o a través de la cesión del mismo por parte de la administración, por ejemplo, la cesión de un espacio público por parte del ayuntamiento de una ciudad. Para ello, se firma el denominado contrato Venue.

En este sentido, el contrato deberá recoger la duración, el espacio, las obligaciones de cada una de las partes, el precio, los plazos de pago y la asunción de responsabilidades entre el cedente y el cesionario en caso de imprevistos.

Contratar artistas para el festival de música: el contrato de actuación y cobros de caché

Es habitual encontrarnos en los festivales con toda clase de entretenimientos, ya sean coches de choque, norias, toboganes, casetas, photocalls, etc. Pero el fin último de los festivales es es de hacer disfrutar a los asistentes de la música de sus artistas y grupos favoritos y descubrir nuevos. Para ello, la piedra angular de los festivales son los contratos de actuación, que se firmarán con los artistas o con los managers y agencias de management que negocian en su representación. Son los primeros contratos que se gestionan y a partir de los cuales crece el propio evento. Sin estos contratos no hay festival.

Las Partes del contrato serán el promotor del evento, que organiza y se responsabiliza de todos los aspectos del mismo, y la agencia de management o en su defecto, el propio artista. El promotor puede ser una persona física o jurídica o incluso una entidad sin naturaleza mercantil como ayuntamientos o asociaciones culturales.

Para conocer a fondo el Contrato de Actuación, en el Hub de la música de Sympathy for the Lawyer lo hemos abordamos en este documento de una manera exhaustiva.

Además es importante tener controladas las respuestas a estas preguntas: ¿Todos los músicos tienen que tener contrato laboral? ¿Es legal pedir factura a un artista? ¿Cómo cobrar un concierto? ¿Hay que darse de alta si no se alcanza el salario mínimo interprofesional? ¿Qué documentación hay que solicitar a una banda extranjera? Por lo que también hemos elaborado esta guía para contratar artistas y bandas para festivales de música y conciertos.

Lo imprescindible para la seguridad del evento

Con el espacio y los artistas bajo control, lo siguiente a tener en cuenta a la hora de organizar un festival o un concierto, son las condiciones de seguridad a las que debemos atenernos. Podemos gestionar directamente la seguridad, pero prácticamente la totalidad de las acciones a realizar deberán ser subcontratadas a expertos en la materia.

Los puntos principales a tener en cuenta son los siguientes:

Memoria de seguridad

Hay que elaborar un plan de autoprotección complementario por un técnico competente para la preparación de Planes de Autoprotección, la empresa de CAE. Suele ser obligatorio ante la Comunidad Autónoma correspondiente. Algunas de ellas obligan al registro del mismo, con el fin de que los datos queden inscritos para el correcto funcionamiento de los servicios de emergencia.

Acreditación del aislamiento acústico

Deberá ponerse a disposición un documento que certifique que la instalación está bien insonorizada. En el caso de recintos habilitados para la realización de eventos culturales, cuentan con esta acreditación elaborada por un ingeniero técnico colegiado.

Certificado de cumplimiento del Código Técnico de la Edificación

Que será creado por un ingeniero técnico colegiado y elaborado por la CAE.

Memoria de instalaciones provisionales y compromiso para emitir certificado/Certificado de montaje de instalaciones provisionales

Estos documentos deben ser elaborados por la empresa de montaje del escenario en la que se muestra el plano del mismo y toda la información necesaria que confirma la solidez de la instalación.

Boletín de instalación eléctrica temporal

Será elaborado por el proveedor que realiza la instalación eléctrica del evento.

Servicio médico privado

La contratación de este servicio debe abarcar desde el momento en que comienza el montaje hasta la finalización del evento.

Durante el montaje las ambulancias no son necesarias, pero sí es recomendable que haya un médico y un enfermero durante el mismo.

Durante el evento, dependiendo del número de asistentes, es obligatorio contratar ambulancias. Se debe consultar con la CAE el número de ambulancias necesarias y el tipo en función del aforo del evento, es decir, un soporte vital básico o avanzado.

Además, es imprescindible solicitar el certificado de acreditación sanitaria que certifique el número de dotaciones contratadas y tipo para que sea aportado a la autoridad competente en caso de inspección.

Siempre habrá que atender a la regulación local del lugar donde se celebrará el espectáculo para concretar las necesidades exactas como el número de médicos.

Hojas de reclamaciones

Disponibilidad de hojas de reclamaciones por parte del Promotor del evento, en los accesos/taquillas.

Punto anti-agresión o punto violeta en los festivales de música

Comúnmente conocido como punto lila o violeta. Se recomienda contar con esta clase de espacio, así como de un protocolo que sea conocido por todo el personal de acomodadores, auxiliares y seguridad. Habitualmente, los servicios públicos de ayuda a la violencia de género cuentan con asociaciones sin ánimo de lucro que colaboran en su redacción e implementación e, incluso, en su instalación física en los recintos.

Extintores

Tras la evaluación realizada en el Plan de Autoprotección mencionado anteriormente, es habitual que el servicio de prevención de riesgos e incluso también la empresa de seguridad solicite añadir más extintores a los propios del espacio.

Permisos Administrativos para realizar un festival de música

El promotor deberá solicitar los permisos correspondientes, entre otros por su figura de cesionario del espacio. Normalmente existe un permiso ordinario en caso de que no haya incremento de riesgo y un permiso extraordinario en caso de que si esté presente ese incremento de riesgo por diversos factores que varían en función de la Comunidad Autónoma.

Además, el Promotor deberá informar al Ayuntamiento correspondiente de que el evento se realiza, de cuándo y de las dimensiones del mismo con las siguientes finalidades:

• Presencia policial.
• Temas acústicos.
• Valoración de accesos.
• Congestión de calles aledañas en las horas próximas a la celebración del evento.
• Solicitud de espacios públicos para aparcamiento de camiones y otros medios de transporte relacionados con el evento y otras reservas de espacio público.

Del mismo modo, el espacio de titularidad pública deberá de contar con los permisos necesarios para la realización de esas actividades, así como de un propio plan de autoprotección y otros seguros.

Seguros

Otro de los aspectos clave de la figura del promotor de eventos musicales, es la contratación de los diferentes seguros y la exigencia a los terceros con los que contrate de que también los ostenten.

En términos generales y con la finalidad de que el evento esté cubierto en su totalidad, los seguros que deben contratarse son los siguientes:

• Seguro de responsabilidad civil. Obligatorio para la figura del Promotor y recomendable para todos los agentes que intervengan en el evento.
• Seguro de responsabilidad civil ampliado. Obligatorio para la figura del Promotor en casos determinados a valorar.
• Seguro de accidentes. Obligatorio para cada proveedor en caso de que el convenio colectivo así lo especifique, especialmente adecuado en trabajos con riesgo (altura, manipulación eléctrica, etc.).
• Seguro de cancelación. Muy recomendable para la figura del Promotor con la finalidad de hacer frente a la suspensión del evento por cualquier causa.
• Seguro de contingencias. Se trata de un seguro estrechamente relacionado con los anteriores.
• Seguro de continente. El propietario del recinto debe tener un seguro que cubra la edificación/el bien inmueble.
• Seguro de contenido. El propietario del recinto debe tener un seguro que cubra los elementos del propio espacio.

Obras musicales: la música en los festivales

Trámites ante SGAE

Sin perjuicio de los contratos que tengamos firmados con los artistas, los derechos de propiedad intelectual sobre las canciones que se van a interpretar pueden ser titularidad de diversos autores, editores y coeditores. Un artista puede decidir interpretar obras musicales que ni siquiera sean de su autoría y composición.

En cualquier caso, siempre que vayan a interpretarse obras musicales en directo, debe obtenerse por el promotor la oportuna licencia de las entidades de gestión correspondientes, en este caso la Sociedad General de Autores y Editores (SGAE), para poder interpretar las obras musicales mencionadas.

El precio de la licencia varía en función de diversos factores, principalmente se valora el número de entradas vendidas, el precio por entrada y los ingresos por la totalidad de las entradas. Además, podrás tener descuentos porcentuales, por ejemplo por pertenencia a determinadas asociaciones.

Levantamientos de exclusiva y licencias editoriales para grabaciones

Todo lo que rodea a eventos musicales suscita un gran interés también por parte de los no asistentes, a través de redes sociales, retransmisiones por streaming, entrevistas con los artistas, fotografías, etc. Concretamente, son estas retransmisiones por streaming y/o a través de la TV las que también cuentan con su faceta legal, y que deberán gestionarse y negociarse directamente con los sellos discográficos y las editoriales.

Si vas a retransmitir el festival en directo, deberás solicitar una Licencia Editorial a cada Editorial o titular de Derechos editoriales de cada obra musical que vaya a interpretarse y un Levantamiento de Exclusiva a cada compañía discográfica que ostente la exclusiva sobre las grabaciones y/o sobre el artista que vayan a retransmitirse.

Música de continuidad

Del mismo modo, deberá solicitarse autorización para utilizar obras musicales a través de los altavoces en los tiempos de descanso entre actuaciones y/o de forma previa y posterior a la celebración del evento.

Restauración y bebidas en los eventos de música

Cada vez es más habitual encontrarse con puestos de comida en los festivales donde poder picar algo entre concierto y concierto. En estos casos, debemos tener en cuenta la restauración, es decir, deberá valorarse si contratar directamente o subcontratar a empresas especializadas en restauración. Ejemplo de ello son las famosas cadenas de fast food tan presentes en verano en muchos de los festivales.

Para ello, la empresa encargada de la restauración y el promotor firmarán un contrato donde se estipularán aspectos como la localización del espacio propio, los productos a comercializar, la concreción de precios, la aprobación previa de los productos por parte de la organización, el horario de venta, la colaboración de ambas marcas, los seguros a contratar por la empresa asignada, la contraprestación y los plazos, los porcentajes sobre beneficios netos o brutos, el mínimo de cualificación del personal asignado, las políticas de sostenibilidad, las normas de comportamiento del staff, el reparto de responsabilidades, las medidas de seguridad, los incumplimientos contractuales y la prohibición de cesión a terceros.

Patrocinios para festivales

Ya sea en el propio escenario, en las pantallas o a lo largo y ancho del recinto a través de carpas u oficinas, las marcas suelen interesarse en estar presentes en los grandes festivales de música y conciertos de artistas con repercusión pública.

Esto se articula legalmente mediante la firma de un Contrato de patrocinio entre promotor y patrocinador que regula aspectos como las actividades a desarrollar, las condiciones del patrocinio, la colaboración de ambas marcas, los seguros a contratar por la empresa patrocinadora, el reparto de responsabilidades, la aportación de los materiales, los derechos sobre los contenidos generados, el personal, los límites del patrocinio, los medios de patrocinio, las normas de comportamiento del staff, la contraprestación y plazos, los incumplimientos contractuales y la prohibición de cesión a terceros.

Ticketing en un festival de música

Para que el público asistente al evento pueda adquirir las entradas de forma legal, deberá contratarse una ticketera que se encargue de la venta de las entradas y que se llevará un porcentaje de los beneficios.

Es muy importante que la ticketera ponga a disposición de los usuarios y, especialmente de los asistentes al evento, los términos y condiciones de acceso y formularios de menores.

Los términos y condiciones de acceso informan al público asistente de cómo llevar la entrada, con qué se puede entrar y con qué no, aspectos sobre los menores de edad, puertas a las que acudir, dirección a la que contactar ante cualquier problema, etc.

Los formularios de menores tienen como finalidad su descarga, impresión y firma para los casos en que está permitido el acceso de menores a partir de una edad determinada pero se obligan a llevar la autorización de los tutores legales de los mismos. Todo esto vendrá condicionado por la regulación de cada territorio en que se celebre el espectáculo.

En ocasiones, la ticketera es la que efectúa los trámites ante las entidades de gestión al ser la conocedora directa de las condiciones de venta de las entradas, uno de los requisitos indispensables para gestionar la licencia correspondiente.

Conclusiones

En este artículo, hemos abordado los principales aspectos a la hora de gestionar la parte legal de un festival de música o concierto; para ello, no se ha tenido en cuenta ningún caso específico.

Para llevar a cabo estas gestiones, se recomienda contar con asesores especializados que atiendan a cada caso concreto, dejando blindadas a todas las partes ante cualquier contratiempo que pueda surgir y garantizando, de este modo, el éxito del evento.

Desde Sympathy for the Lawyer llevamos muchos años trabajando con grandes artistas, compañías y promotorías, además, contamos con cuatro oficinas en España y LATAM lo que nos ha convertido en la firma legal y de business management referente en la industria musical.

Si eres promotor de conciertos o vas a organizar un festival de música puedes resolver tus dudas sobre los trámites y cuestiones legales con esta guía pero también puedes contactar con nosotros sin compromiso para comentar tu caso, te ayudamos.

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Si deseas más información sobre cómo podríamos ayudarte a cumplir con la normativa de la industria musical en materia de la música en vivo y a utilizar las fórmulas de optimización fiscal y empresarial contacta con nosotros sin ningún compromiso en este enlace.

Gracias a nuestra experiencia como oficina legal de varios festivales y promotores de conciertos en Sympathy for the Lawyer conocemos bien la dificultad de cumplir con la normativa de la música en directo.

Autora: Paula Sánchez Manzanero