💎 La piedra angular para montar un festival
1.Todos los aspectos legales a tener en cuenta para montar un festival de música
¿Quieres organizar o crear un festival y no sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber qué tener en cuenta a la hora de hacer un festival de música? ¿Necesitas aclarar qué hacer para cumplir la normativa de un festival?
Ostentar la figura de promotor de eventos en directo, concretamente de promotor musical, supone la adquisición de una serie de obligaciones y de responsabilidades respecto a distintos agentes que es requisito indispensable conocer y llevar a cabo correctamente.
🎸 Contratar bandas nacionales e internacionales para el festival
2.¿Cómo contratar artistas nacionales y extranjeros para mi festival de música?: Caché y factura
Uno de los temas en la industria musical sobre el que existen más dudas y confusión es la contratación de artistas para conciertos y el cobro de cachés por los músicos.
¿Todos los músicos tienen que tener contrato laboral? ¿Es legal pedir factura a un artista? ¿Cómo cobrar un concierto? ¿Hay que darse de alta si no se alcanza el salario mínimo interprofesional? ¿Qué documentación hay que solicitar a una banda extranjera?
Todas las respuestas en esta Guía para la contratación de músicos en conciertos y festivales.
3.¿Cómo se factura un concierto o una actuación en un festival?
¿Cómo facturar un concierto o un trabajo de artista? ¿Cuál es el IVA de la factura del concierto? ¿Debe el músico estar de alta como autónomo para facturar una actuación? ¿Hay que facturar royalties? ¿Es obligatoria la factura para cobrar un concierto? ¿Se aplica retención en la factura como artista? ¿Son legales las cooperativas para facturar conciertos?
4.¿Qué tengo que tener en cuenta para organizar un concierto de una banda extranjera?: Los visados
¿Es necesario visado si sólo van a tocar en un par de fechas? ¿Hay que dar de alta a los músicos en Seguridad Social? ¿Qué documentación hay que solicitar al mánager? ¿Es obligatoria la autorización de trabajo para conciertos de extranjeros?
Si organizar un concierto o una gira ya es complicado (facturas, impuestos, promoción, permisos, contratos,…), cuando trabajamos con un músico o banda extranjera la dificultad sube un escalón más debido a los trámites de visados, seguridad social aplicable y retenciones fiscales.
5.¿Qué tengo que tener en cuenta para llevar a una banda a hacer una gira internacional fuera de España?
Para organizar una gira internacional o un concierto en el extranjero hay un documento fundamental: el certificado o formulario A1. Es un trámite es imprescindible para salir a tocar fuera del país de la residencia habitual. Deben obtenerlo los artistas y profesionales de España para sus conciertos por el mundo. De la misma manera, los artistas extranjeros con bolos aquí también deben realizar un trámite parecido.
Los mánagers, bookers o promotores que deben estar seguros que toda la documentación está en regla antes de que nadie suba al escenario.
Descubre cómo obtener el modelo A1 en el ámbito de la música en directo.
6.¿Es necesario el NIE del artista extranjero a la hora de cursar su alta en la Seguridad Social español?
A partir de ahora no será necesario que el extranjero tenga el NIE para poder tramitar su alta en Seguridad Social. Será suficiente con que esté identificado mediante pasaporte. Así lo ha comunicado la Tesorería General de la Seguridad Social en el Boletín de Noticias Red de 30 de agosto de 2023.
7.¿Tienen que tributar los artistas internacionales en España?
De acuerdo a la normativa de fiscalidad internacional, los artistas extranjeros que actúan en festivales y conciertos deben tributar en España, aunque posteriormente lo compensen en su país de residencia fiscal.
Estos artistas internacionales tributan mediante el mecanismo de la retención por IRNR (Impuesto sobre la Renta de No Residentes), una labor que debe realizar el promotor, el organizador del festival o la agencia que le paga el caché.
8.¿Cómo deben tributar los artistas internacionales que vienen a tocar a España?
Uno de los asuntos que generan, a día de hoy, bastante incertidumbre en la industria musical en general, y en el sector del directo en particular. Recientemente, la Oficina Nacional de Fiscalidad Internacional (ONFI) de la Agencia Tributaria ha emitido una nota informativa acerca de la tributación de artistas extranjeros que vienen a actuar a España. Esta nota incorpora ciertas pautas cuyo objetivo es dar algo más de luz.
9.¿Cómo calcular la retención por las withholding tax? ¿Se puede separar caché de gastos de producción?
Se trata de un tema complejo, que condiciona la negociación de giras internacionales y puede traducirse en un sobrecoste sobre el caché o en deudas con la administración tributaria. Por ello es muy importante la planificación fiscal en el momento de negociar, y establecer líneas de defensa ante procedimientos de comprobación, inspección o sanción.
En España, los músicos y bandas extranjeras están sujetas al IRNR (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), con una retención de:
- 19% cuando se trate de artistas residentes en otro Estado miembro de la Unión Europea.
- 24% para el resto de casos (incluido Reino Unido).
Todo sobre las withholding tax a la hora de contratar artistas o bandas internacionales
🤯 Los riesgos al organizar un festival de música
10.¿Cuáles son los riesgos jurídicos de hacer un festival de música?
Los grandes focos de inseguridad jurídica para los festivales y la música en directo están en
- La contratación de artistas y la interpretación de la normativa laboral
- La reventa de entradas.
- Los derechos del público en su condición de consumidores
- La tributación de artistas internacionales.
Tratamos de dar luz y soluciones a estos problemas en nuestro HUB.
11.¿Es necesaria tener contratada una oficina legal para un festival de música?
¡La respuesta es muy sencilla SÍ!
Un festival o promotora de conciertos tiene una oficina de booking, oficina de prensa, otra de marketing, producción,… Y también necesita una oficina legal. Se trata del departamento o equipo de profesionales (abogados y economistas) responsables de todos los asuntos jurídicos, laborales y fiscales.
El valor que aporta una oficina legal es doble:
a) Cumplimiento normativo y evitar responsabilidades económicas: inspección de trabajo o de Hacienda, multas, permisos y licencias, denuncias ante consumo, corporate compliance, normativa de protección de datos.
b) Conseguir ahorro fiscal y optimización de costes. Planificación tributaria, deducción fiscal del 20% para la música en directo, creación de Agrupaciones de Interés económico (AIE), negociación contractual con artistas, limitar pagos a SGAE, control de facturas y bancos, auditorías contables internas, etc…
Todo sobre la importancia de contar con un backup legal y fiscal para tu festival de música.
12.¿Cuáles son los riesgos de no contar con una gestoría?: las inspecciones de Hacienda
Hasta ahora, sólo el Órgano de Inspección dentro de Hacienda podía requerir la contabilidad de vuestro negocio musical, por lo que era extraño encontrarse con requerimientos de contabilidad.
Desde este 2023 con la reforma de la Ley General Tributaria, ahora también los Órganos de Gestión podrán realizarlas. Al existir ahora dos órganos con funciones de revisión de contabilidad, se verán multiplicadas las inspecciones de hacienda.
Por lo que es necesario contar con un servicio de gestoría que tenga la contabilidad al día, conforme a la normativa fiscal de la industria musical y adaptada a las exigencias de la Agencia Tributaria.
Es por ello importante disponer de expertos que sepan asignar los gastos vinculados al diseño de una gira, al equipo de sonido o iluminación, al personal artístico, etc., para así evitar sanciones que pueden ir desde el 50% al 150% de la cantidad que se haya dejado de pagar.
Evita malos tragos con hacienda e infórmate sobre las ventajas de la gestoría fiscal.
13.¿Cómo se aplica el registro horario con artistas y músicos en conciertos y festivales correctamente?
Desde el 12 de mayo 2019 es obligatorio registrar la jornada de los trabajadores y controlar las horas extras de los artistas que trabajen mediante una relación laboral.
Si los artistas, músicos y staff o crew trabajan mediante relación laboral (cuenta ajena): SÍ es obligatorio cumplir la normativa respecto a jornada de trabajo y horas extras.
Si los artistas, músicos y staff o crew trabajan mediante relación mercantil (cuenta propia): NO existe obligación de registro horario ya que se consideran trabajadores anónimos.
14.¿Qué obligaciones tiene el promotor en materia de Prevención de riesgos laborales?
Una de las cuestiones más relevantes en la organización de un concierto o un espectáculo público es la seguridad de artistas, trabajadores y público. Por ello es capital una buena prevención de riesgos laborales en conciertos y espectáculos ya que el promotor debe cumplir una serie de obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales (PRL) para evitar accidentes.
Toda la documentación y tramites en materia de PRL aquí.
15.¿Cómo debe ser la planificación para el montaje y desmontaje?
Mejor que te lo contemos nosotros te lo cuenta el Instituto Nacional de Seguridad en el trabajo (INSST) que publico un manual dirigido a empresas, técnicos y trabajadores que intervienen en el montaje y desmontaje de estructuras o instalaciones temporales. El objetivo del manual es servir de herramienta para realizar una adecuada gestión preventiva.
Un documento imprescindible en la prevención de riesgos laborales en eventos y espectáculos públicos para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
Manual de buenas prácticas en eventos y espectáculos: planificación para el montaje y desmontaje.
16.¿Se pueden publicar fotos de asistentes a un concierto o un festival?: la privacidad
La imagen es un elemento esencial para el marketing del sector musical; a todo festival o promotor de conciertos le interesa mostrar el ambiente y experiencia que se vive en su evento, a través de sus perfiles de redes sociales y piezas de vídeo after-movie. No cabe duda de que las imágenes principales serán las del artista, pero a efectos promocionales también son esenciales las fotos o vídeos en las que aparezca público.
Los responsables de festivales, conciertos, salas o eventos en general deben tener muy en cuenta los derechos y obligaciones vinculados con la privacidad, intimidad e imagen de las personas que asisten como público.
17.¿Es legal la participación de voluntarios en festivales y espectáculos?
Se trata de una de las cuestiones más controvertidas acerca del sector musical, especialmente en los grandes festivales. Son muchos los festivales y conciertos que cuentan con voluntarios para el desarrollo del evento. Normalmente, las motivaciones de los voluntarios para participar son el vivir la experiencia desde dentro o bien por por conseguir acceder al festival sin pagar entrada.
La Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado aplicable en programas de ºvoluntariado de ámbito estatal o que afecten a mas de una comunidad autónoma, permite esta posibilidad, y establece una serie de requisitos y límites para evitar situaciones abusivas.
💰 Financia y optimiza tu festival de música
18.¿ Cómo puedo conseguir financiación para mi festival de música o gira de conciertos?
En la industria musical es clave optimizar las fuentes de ingresos mediante subvenciones, inversores, incentivos fiscales y patrocinios. Para ello es clave tener un buen partner a tu lado, pero tranquilx para estamos en SFTL.
19.¿Como puedo conseguir ahorro fiscal para mi festival o gira?
Se puede recuperar un 20% de los principales gastos de producción de un concierto o un festival: caché de artistas, sonido, escenarios, rigging, iluminación, personal, marketing y promoción…. Este ahorro fiscal es como conseguir un descuento de una quinta parte en todas las negociaciones con esos proveedores.
Te lo ponemos fácil y te lo explicamos todo por aquí.
20.¿Qué tengo que hacer para estar al tanto de las subvenciones para la industria de la música?
A lo largo del año se abren numerosas ayudas y subvenciones para los festivales de música y giras de conciertos, pero los plazos tan cortos y la poca información sobre ellas hacen que muchos festivales no utilicen una de las mayores fuentes de financiación de la industria.
🏞 La sostenibilidad en los festivales de música
21.¿Qué tipo de medidas se pueden implantar en giras y festivales para reducir la huella ecológica?
Debemos buscar la manera de contribuir a realizar medidas más respetuosas con el medioambiente que ayuden a convertir la música en vivo en un sector responsable y sostenible. Además, hay que tener en cuenta que la sociedad se ha vuelto más exigente en materia de sostenibilidad medioambiental, y aplicando este tipo de medidas, se conseguirá una mayor armonía, tanto con el medio natural como con los entes públicos y los espectadores.
22.¿Qué tengo que tener en cuenta con los vasos reutilizables en un festival de musica?
En un esfuerzo por proteger el medio ambiente y fomentar prácticas sostenibles, el 1 de julio de 2023 entró en vigor el Real Decreto 1055/2022, de envases y residuos de envases. Esta nueva legislación tiene como objetivo establecer un marco jurídico aplicable a los envases y residuos de envases, con el fin de prevenir y reducir su impacto ambiental a lo largo de todo su ciclo de vida.
Los promotores deben implementar la distribución de bebidas en vasos reutilizable, en cuyo caso, estos deberán cumplir con los requisitos establecidos en la norma europea armonizada UNE-EN 13429:2005 «Envases y embalajes. Reutilización» asegurándose de que los vasos utilizados sigan los estándares de calidad y seguridad necesarios para su reutilización.
Toda la información y obligaciones del promotor con los vasos reutilizables y los envases.
23.¿Es obligatorio contar con agua potable en el recinto del festival?
El promotor debe garantizar el acceso a agua potable no envasada durante la realización del festival de musica según el Real Decreto 1055/2022, de envases y residuos de envases.
24.Es legal impedir el acceso a festivales con comida y bebida?
La afirmación de que no es legal prohibir el acceso de bebidas y comidas a festivales y conciertos se basa sólo en el hecho de que los organizadores no se dedican de manera principal a la hostelería, lo cual hemos visto que no es un planteamiento correcto pues en un festival los servicios de barra sí son principales.
Por tanto, las políticas que en este sentido vemos en la mayoría de festivales, cuando incluyen ciertas excepciones y matices (alimentos infantiles, alergias, garantía de acceso a agua, posibilidad de salir a comer fuera y volver a entrar al recinto… ), se deben considerar totalmente equilibradas en los derechos y obligaciones de ambas partes, organización y público.
🎫 La problematica de las entradas
25.¿Cómo evitar la problemática de la reventa de entradas para los festivales y conciertos?
La reventa digital ilegal de entradas de conciertos y festivales ha sido, en los últimos años, una de las grandes problemáticas de la industria musical y cultural mundial. Una lucha que llevaba muchos años siendo en vano para los principales profesionales del sector debido al vacío legal en la regulación que existía y del que hemos hablado ya en Sympathy for the Lawyer en muchas ocasiones. Pero está contienda va a tener una nueva pieza con la que combatir: la nueva Ley de Servicios digitales (DSA) que fue aprobada por el Parlamento Europeo en julio de 2022
La Ley de Servicios Digitales, que se puede consultar aquí, viene a aportar una nueva regulación y normas para controlar la reventa digital ilícita de entradas de eventos culturales, entre otros muchos puntos que abarca. En materia de la música en vivo, esta ley garantizará que los vendedores profesionales sean identificables, evitará tácticas de venta manipuladoras y exigirá informes periódicos para una mejor trasparencia.
Descubre todas las novedades de la Ley de Servicios Digitales contra la reventa de entradas.
26.¿Es obligatorio devolver el dinero de la entrada si un concierto o festival se aplaza o cancela?
Los asistentes a un concierto tienen la consideración de consumidores, lo que les atribuye unos derechos y protección especial según normativa estatal y autonómica. Además, las Comunidades Autónomas han desarrollado sus propias leyes y reglamentos sobre organización de espectáculos.
La regla general es que el consumidor tiene derecho a la devolución del importe que haya pagado por su entrada cuando se suspende un espectáculo o se modifica sustancialmente (cambio en la fecha de celebración, en los artistas participantes, etc.).
Guía legal sobre la devolución de entradas en conciertos.
27.¿Hay que devolver los gastos de gestión de la ticketera?
Sobre esto la normativa no establece nada de forma expresa o clara. En nuestra opinión, los gastos de distribución retribuyen el servicio que presta la plataforma al usuario por localizar las entradas y permitir la transacción. Dicho servicio está correctamente prestado y no procede la devolución de su importe, que suele cobrarse de forma desglosada y con un IVA diferente al tratarse de operaciones independientes.
