Trámites legales para el transporte de músicos y artistas en furgoneta a los conciertos

Si tienes una banda, eres manager u organizas conciertos, debes cumplir unos requisitos para los desplazamientos y transfers de artistas, músicos, trabajadores a giras, concierto y festivales. En este artículo explicamos en qué casos hay que solicitar autorización y cuándo no. Además, te contamos dónde realizar la solicitud de autorización y que documentación debes aportar. Y por último unos consejos a tener en cuenta en todos los casos.

A menudo surge la duda de si es necesario una autorización para transportar artistas a conciertos y desplazarlos. Lo cierto es que aunque sea un transporte privado sí requiere de autorización y por tanto hay que realizar la solicitud de la misma.

¿Qué tipo de autorización necesito para transportar artistas, músicos y trabajadores?

En primer lugar debemos saber que lo que vamos a realizar son transportes privados complementarios, que se definen como aquellos transportes que llevan a cabo empresas u otras entidades cuyo objeto no es transportar, como complemento necesario o adecuado para el correcto desarrollo de su actividad principal.

Es importante conocer que si nuestra furgoneta cuenta más de 9 plazas tiene consideración de autobús, en cuyo caso para poder realizar transportes privados complementarios de pasajeros en ese vehículo tendremos que solicitar la AUTORIZACIÓN VPC.

¿Cuales son los requisitos de la autorización VPC para transportar músicos en furgoneta?

Para poder transportar músicos, artistas o trabajadores de la propia empresa a lugares relacionados con la misma como conciertos, giras, espectáculos debemos cumplir conjuntamente los siguientes requisitos:

a) Si se trata de transporte de viajeros, los usuarios deben ser trabajadores adscritos a uno de los centros de la empresa u otras personas que asistan a éstos, debiendo cumplirse en este segundo caso las reglas que al efecto se determinen reglamentariamente.

b) El origen o el destino del transporte deberá ser uno de los lugares en que la empresa desarrolle trabajos relacionados con su actividad principal.

c) Los vehículos utilizados deberán hallarse integrados en la organización de la empresa. En este caso, también los remolques y semirremolques utilizados habrán de hallarse integrados en la organización de la empresa a título de propiedad, arrendamiento financiero o arrendamiento ordinario.

d) Los conductores de los vehículos deberán hallarse integrados en la organización de la empresa y contar con las habilitaciones que, en su caso, resulten pertinentes.

e) El transporte no podrá ser contratado ni facturado de forma independiente. En su caso, su coste deberá incorporarse al precio final del producto o servicio que constituya la actividad principal de la empresa antes de aplicar el Impuesto sobre el Valor Añadido.

En resumen, estos requisitos buscan confirmar que el transporte que se realiza es en todo caso interno de la empresa, nunca un servicio público. De ahí que requiera haya relación entre los pasajeros y la empresa. En el caso de una productora o promotora de espectáculos públicos o conciertos a priori se cumplirían todos los requisitos, ya que el fin y el uso es el que determina la ley; transportar a personas, en nuestro caso artistas, músicos, etc, a un centro de trabajo o similar, con vinculación con la empresa.

¿Dónde presento la solicitud de autorización VPC?

Desde 2017 la presentación de la solicitud de autorización de transportes privados complementarios de viajeros es obligatoriamente telemática. El lugar de presentación es la Sede Electrónica del Ministerio de Fomento.

Como todos los trámites telemáticos será necesario autenticarnos con certificado digital o cualquier otro medio que garantice nuestra identidad.

¿Qué documentación tengo que aportar en la solicitud para transportar músicos?

En el momento de realizar la solicitud telemática de autorización VPC, deberemos aportar la siguiente documentación. Las comprobaciones que la administración realizará además de corroborar que está todo en regla, van en la línea de confirmar que la actividad de la empresa no es el transporte, revisando el objeto social de la escritura y la actividad en Hacienda. Ademas también se solicitará que el conductor tenga relación contractual con la empresa.

Documentación de la empresa o sociedad que quiere transportar trabajadores

• Escritura
• Alta en Hacienda

Documentación del vehículo

• Permiso de circulación
• Ficha técnica
• Seguro

Identificación del Conductor

• DNI
• Relación contractual con la empresa

Redactar Escrito indicando la función del vehículo. Básicamente con este escrito la administración comprueba que no se va a usar como transporte publico ni cómo VTC si no con un fin privado vinculado a las necesidades de la empresa.

Este trámite tiene una tasa, Modelo 046 de Ordenación del Transporte Mecánico por Carretera por importe 26,38 * 2.

¿Si el vehículo tiene 9 plazas o menos tengo que solicitar autorización para transportar trabajadores a conciertos?

En este caso de que el vehículo no supere las 9 plazas no es necesario ninguna autorización. Ahora bien, si es importante que se cumplan los requisitos indicados anteriormente y se cuente con la siguiente documentación en los traslados que se realicen:

– Documentación que justifique la relación entre los pasajeros y la empresa propietaria del vehículo.
– Documentación que acredite la relación entre el conductor y la empresa.
– El origen y o destino deben estar relacionados con la actividad de la sociedad.

Como vemos en todo caso lo que debemos justificar es que la actividad que estamos realizando es real. Estamos usando un vehículo de la empresa para transportar a trabajadores a un lugar o centro de trabajo siendo el conductor también miembro de la organización. Si esta situación no queda bien demostrada las autoridades pueden confundirlo con un vehículo VTC (arrendamiento de vehículos con conductor), y ya conocemos la controversia que existe actualmente con este tipo de autorizaciones y vehículos.

Resumen

Si quieres que tu empresa transporte músicos, artistas y trabajadores a conciertos, festivales u otro espectáculo público debes saber que si el vehículo tiene más de 9 plazas debes solicitar una autorización VPC. Si el vehículo no supera las 9 plazas no necesitas autorización pero si en ambos casos es muy importante poder demostrar que tanto el personal que se transporta como el conductor y el vehículo tienen relación directa con la empresa y este servicio no es la actividad principal de la sociedad.

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